Analista Administrativo II Operations Analyst
Operations Program Coordinator
Buscamos uma pessoa com experiência em rotinas administrativas, forte orientação à execução, senso de responsabilidade e disposição para atuar de forma ativa nas demandas da área. Alguém que trabalhe com agilidade, organização e atenção à qualidade, que assuma as entregas sob sua responsabilidade e mantenha um ritmo consistente mesmo diante de múltiplas frentes de atuação.
Valorizamos uma pessoa curiosa, engajada, que compreenda novos contextos com rapidez, adapte-se bem a mudanças e demonstre iniciativa para resolver os desafios diários. Esperamos que não se limite a seguir rotinas, mas que observe criticamente a forma como o trabalho é realizado, proponha melhorias e contribua com ideias práticas para tornar os processos mais simples, eficientes e confiáveis.
Também buscamos uma pessoa com maturidade, autonomia e postura colaborativa, capaz de transformar orientações em ação, antecipar necessidades e contribuir de forma construtiva para a evolução contínua da operação.
Geral
O/A Analista Administrativo II executa e coordena, de forma autônoma, processos administrativos recorrentes, garantindo conformidade com procedimentos internos, fluidez operacional e suporte eficiente às áreas e programas atendidos.
O cargo atua com autonomia operacional moderada, tomando decisões rotineiras dentro de padrões definidos e escalando exceções quando necessário. Seu impacto está concentrado na eficiência, na confiabilidade dos processos administrativos e no fortalecimento de relações de trabalho baseadas em clareza, previsibilidade e confiança.
A posição tem como propósito sustentar a infraestrutura administrativa e operacional necessária ao funcionamento da organização, conectando pessoas, recursos, serviços e informações. Atua na coordenação integrada de frentes com diversas áreas e times, contribuindo para que as equipes encontrem condições adequadas para desenvolver suas atividades.
Também exerce um papel de articulação entre as necessidades internas e as soluções disponíveis, acompanhando a qualidade dos serviços, identificando pontos de atenção e apoiando a evolução das práticas da área. A função exige visão do conjunto, capacidade de antecipação e entendimento de como diferentes processos se relacionam e afetam a experiência das pessoas e a continuidade da operação.
Gerais
- Executar e acompanhar processos administrativos completos de sua área de atuação (compras, contratos simples, logística e controles operacionais).
- Coordenar a organização de viagens, reuniões, eventos e atividades administrativas, gerenciando prazos e prioridades.
- Monitorar contratos administrativos, pagamentos, cronogramas e fornecedores, conforme diretrizes estabelecidas.
- Atualizar e manter sistemas administrativos, registros e documentos institucionais de forma organizada, precisa e rastreável.
- Elaborar relatórios administrativos e controles operacionais da área.
- Apoiar auditorias administrativas e revisões internas, organizando documentos e evidências.
- Prestar orientação operacional a Analistas Administrativos I, quando necessário, contribuindo para consistência e qualidade das rotinas.
- Atuar em conformidade com o Código de Conduta e os procedimentos internos da TNC, exercendo autorresponsabilidade na gestão de informações, no uso de recursos e no cumprimento de prazos e acordos.
- Contribuir para um ambiente de trabalho colaborativo, confiável e orientado a resultados consistentes.
- Realizar viagens conforme necessidade e diretrizes institucionais.
Específicas
Executar as rotinas administrativas da área de Operações e Facilities, organizando demandas, prioridades, prazos e informações necessárias à continuidade dos serviços.
Administrar os contratos e o fluxo de pagamentos da área, acompanhando vigências, reajustes, renovações, documentos, aprovações e pendências junto às áreas internas e aos fornecedores.
Acompanhar fornecedores e prestadores de serviços, monitorando prazos, qualidade das entregas, cumprimento das condições acordadas e resolução de ocorrências.
Analisar e executar os processos operacionais de viagens corporativas, frota e telefonia, mantendo controles atualizados e prestando suporte e orientação aos usuários.
Acompanhar a operação dos ambientes de trabalho e dos serviços de facilities, articulando demandas de manutenção, infraestrutura, serviços de apoio e adequações dos espaços.
Apoiar a gestão de equipamentos de tecnologia e demais ativos, incluindo solicitações de aquisição, controle de estoque e disponibilidade, definição de equipamentos por usuário, envio, recebimento, devolução e atualização de inventário, em alinhamento com a área de Tecnologia.
Administrar e monitorar os serviços de correspondência, courier e logística documental, incluindo recebimento, registro, preparação e envio de documentos e materiais por Correios, DHL e outros prestadores.
Apoiar a emissão, solicitação e atualização de documentos institucionais em plataformas e sites específicos, mantendo registros, arquivos e controles organizados e atualizados.
Identificar e planejar oportunidades de melhoria nas rotinas administrativas e operacionais, propondo soluções práticas e apoiando a implementação de novos processos, fluxos, ferramentas e formas de trabalho.
Qualificações mínimas
- Experiência consolidada de 2 anos em Administração ou Operações administrativas.
- Capacidade de organização, análise e priorização de demandas.
Experiência na execução e no acompanhamento de rotinas administrativas e operacionais.
Conhecimento de ferramentas da Microsoft, especialmente Excel, Word, Outlook, PowerPoint, Forms.
Elaborar e manter planilhas, controles, relatórios e registros administrativos atualizados.
Capacidade de identificar oportunidades de melhoria e contribuir para a otimização de processos.
Boa comunicação oral e escrita para interação com diferentes áreas e unidades de negócio, fornecedores e prestadores de serviços.
Capacidade de atuar de forma colaborativa em ambientes dinâmicos e com múltiplas prioridades.
Capacidade de organização, autogestão e priorização de atividades, mantendo qualidade e consistência nas entregas.
Escolaridade mínima : Ensino superior completo.
Idioma mínimo: Inglês básico.
Qualificações desejadas
“Buscamos pessoas candidatas que atendam a todas ou a parte das qualificações listadas abaixo. Mesmo que você não reúna todos os requisitos, incentivamos a que se inscreva e apresente como suas habilidades e experiências podem contribuir para esta função.”
Experiência com gestão de fornecedores, contratos ou logística institucional.
Vivência com sistemas administrativos, ERPs ou controles financeiros.
Proatividade, organização e autonomia para gerenciar prioridades, acompanhar entregas e comunicar riscos de forma eficaz.
Escolaridade desejada: Graduação ou tecnólogo completo em Administração, Gestão de Operações, Logística, Gestão de Processos ou áreas correlatas.
Idioma desejado: Inglês intermediário ou avançado desejado para comunicação oral e escrita com times globais
Grade: 4
Loaction: São Paulo
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We’re proud to offer a flexible work environment that supports the health and well-being of the people we employ.
Our recruiting process includes a rolling interview process to ensure we engage applicants in a timely manner. This means we may review applications in the order in which they are received. Once a strong candidate pool is identified, the role will be unposted. The timeline may vary depending on the expressed interest in the role, so we highly encourage candidates to apply as soon as possible.
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The successful applicant must meet the requirements of The Nature Conservancy's background screening process.
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