Unidade: Hidrara – Teixeira de Freitas/BA
Precisamos de um profissional para atuar no suporte administrativo e operacional da filial de Teixeira de Freitas/BA, auxiliando nas rotinas de atendimento, pedidos, faturamento, ordens de produção, recebimento de mercadorias, controles administrativos, compras e apoio à equipe comercial.
Por se tratar de uma filial com estrutura enxuta, buscamos uma pessoa generalista, organizada, proativa e com facilidade para aprender, que tenha iniciativa para atuar em diferentes atividades e acompanhar os processos até sua conclusão.
1. Atendimento e Rotinas Administrativas
- Realizar o atendimento telefônico da filial, recebendo e direcionando ligações.
- Atender clientes, fornecedores e demais contatos da empresa.
- Receber, organizar e encaminhar documentos e informações aos responsáveis.
- Manter arquivos e controles administrativos atualizados.
- Apoiar a Matriz no envio de informações e documentos solicitados.
- Acompanhar pendências administrativas até sua conclusão.
- Auxiliar nas diferentes demandas da filial conforme a necessidade.
2. Pedidos e Faturamento
- Acompanhar os pedidos de venda da filial.
- Conferir se os pedidos possuem as informações necessárias para faturamento.
- Encaminhar os pedidos para faturamento ou realizar o faturamento diretamente, conforme os procedimentos e responsabilidades definidos pela empresa.
- Auxiliar na emissão de notas fiscais.
- Conferir as informações dos documentos emitidos.
- Identificar divergências e buscar sua correção antes da conclusão do processo.
- Acompanhar os pedidos até a conclusão do faturamento.
3. Ordens de Produção
- Acompanhar as ordens de produção relacionadas às atividades da filial.
- Conferir as informações necessárias para conclusão das ordens.
- Realizar a finalização das ordens de produção no sistema, conforme os procedimentos estabelecidos.
- Verificar se os materiais e movimentações relacionados às ordens foram devidamente registrados.
- Identificar e acompanhar pendências que impeçam sua conclusão.
- Manter as ordens de produção atualizadas, evitando processos pendentes no sistema.
4. Recebimento e Transferência de Mercadorias
- Acompanhar as mercadorias que estão sendo enviadas pela Matriz ou por outras filiais para Teixeira de Freitas.
- Verificar previamente no sistema as transferências e documentos referentes às mercadorias em trânsito.
- Imprimir os espelhos/documentos das mercadorias que serão recebidas na filial.
- Entregar os espelhos ao almoxarife para realização da conferência física dos materiais recebidos.
- Após a conferência, receber os documentos e verificar se foram devidamente preenchidos e validados.
- Digitalizar e arquivar os espelhos e documentos de conferência.
- Reportar e encaminhar os espelhos de recebimento para a Matriz, conforme os procedimentos estabelecidos.
- Manter os documentos de recebimento organizados e disponíveis para consulta.
- Acompanhar eventuais pendências até sua regularização.
5. Entrada de Notas Fiscais
- Apoiar o processo de entrada das notas fiscais referentes às mercadorias recebidas.
- Conferir se a documentação está de acordo com o material efetivamente recebido.
- Conforme o desenvolvimento e conhecimento adquirido na função, realizar a entrada das notas fiscais no sistema, seguindo os procedimentos estabelecidos pela empresa.
- Identificar divergências que impeçam a entrada correta do documento.
- Solicitar orientação à Matriz quando houver dúvidas ou situações fora do procedimento.
6. Não Conformidades no Recebimento de Materiais
- Acompanhar junto ao almoxarife as divergências identificadas durante o recebimento.
- Reportar à Matriz as não conformidades encontradas no envio e recebimento das mercadorias.
- Comunicar situações como material faltante, quantidade divergente, item incorreto, material avariado ou qualquer diferença entre o documento e o produto recebido.
- Registrar as ocorrências e encaminhar as informações e evidências necessárias à Matriz.
- Acompanhar as não conformidades reportadas até que sejam tratadas pelos responsáveis.
- Contribuir para identificar problemas recorrentes no processo de transferência entre as unidades.
7. Controle de Canhotos e Comprovantes de Entrega
- Controlar os canhotos das notas fiscais e comprovantes de entrega aos clientes.
- Acompanhar o retorno dos documentos após as entregas.
- Conferir se os canhotos estão devidamente assinados e identificados.
- Cobrar os responsáveis quando houver documentos pendentes.
- Digitalizar e arquivar os comprovantes conforme os procedimentos da empresa.
- Manter o controle atualizado e garantir facilidade para localização dos documentos.
8. Apoio ao Vendedor Interno e à Área Comercial
- Apoiar o vendedor interno nas atividades administrativas relacionadas aos pedidos e clientes.
- Auxiliar na consulta e organização das informações necessárias ao atendimento comercial.
- Apoiar o acompanhamento dos pedidos de venda.
- Auxiliar no contato com clientes em assuntos administrativos.
- Dar suporte às rotinas comerciais que dependam da administração da filial.
- Trabalhar de forma integrada com o vendedor interno e demais colaboradores da unidade.
9. Compras e Necessidades da Filial
- Auxiliar nas compras necessárias ao funcionamento da filial.
- Identificar necessidades de materiais, produtos e serviços.
- Solicitar cotações e realizar contatos com fornecedores quando necessário.
- Acompanhar os pedidos realizados junto aos fornecedores.
- Conferir o recebimento dos materiais adquiridos.
- Organizar notas fiscais e documentos relacionados às compras.
- Controlar materiais de escritório, limpeza e demais itens de uso da unidade.
10. Organização e Apoio Geral da Filial
- Contribuir para a organização administrativa e operacional da unidade.
- Acompanhar necessidades relacionadas à estrutura e funcionamento da filial.
- Auxiliar no contato com fornecedores e prestadores de serviços locais.
- Solicitar serviços de manutenção quando necessário.
- Manter comunicação próxima com a Matriz, reportando pendências, divergências e situações que necessitem de acompanhamento.
- Apoiar diferentes atividades da filial sempre que necessário, considerando a estrutura enxuta da unidade.
Competências e Habilidades Necessárias
- Perfil generalista – Disposição para atuar em diferentes atividades administrativas e operacionais da filial.
- Proatividade e facilidade de aprendizado – Interesse em aprender novos processos e assumir gradativamente novas responsabilidades.
- Organização e acompanhamento – Capacidade de controlar simultaneamente pedidos, notas fiscais, canhotos, ordens de produção, recebimentos, documentos e pendências.
- Atenção aos detalhes – Capacidade de identificar diferenças entre documentos, sistema e materiais recebidos.
- Senso crítico – Não apenas executar os processos, mas perceber quando uma informação ou movimentação não está correta e reportar a situação.
- Trabalho em equipe – Facilidade para trabalhar em conjunto com vendedor interno, almoxarife e demais colaboradores da filial e da Matriz.
- Comunicação – Facilidade para atender clientes, fornecedores e colaboradores e reportar informações de forma clara à Matriz.
- Responsabilidade – Comprometimento com prazos, documentos e acompanhamento das atividades até sua conclusão.
Qualificações
- Ensino Médio completo.
- Formação técnica ou superior em Administração, Gestão Empresarial, Processos Gerenciais ou áreas correlatas será considerada diferencial.
- Experiência anterior em rotinas administrativas.
- Conhecimento do pacote Office, principalmente Excel.
- Facilidade para aprender e utilizar sistemas ERP.
- Experiência com faturamento, emissão ou entrada de notas fiscais será considerada diferencial.
- Experiência com SAP Business One (SAP B1) será considerada diferencial.
Pagamento: R$2.000,00 - R$2.300,00 por mês
Local do trabalho: Presencial
