Objetivo do Cargo:
Prestar suporte direto à diretoria, garantindo a organização, planejamento e execução das atividades administrativas, operacionais e estratégicas, contribuindo para a produtividade dos executivos e o bom funcionamento da empresa.
Salário (a combinar).
Principais Atividades e Responsabilidades:
- Gestão de Agenda e Compromissos
- Gerenciar a agenda da diretoria, organizando reuniões, compromissos, visitas e eventos.
- Realizar alinhamentos constantes para definição de prioridades e otimização do tempo dos executivos.
- Confirmar presenças, horários e locais de reuniões e compromissos.
- Antecipar possíveis conflitos de agenda e propor soluções.
Suporte Executivo:
- Atuar como ponto de apoio direto aos executivos em demandas administrativas e estratégicas.
- Realizar o acompanhamento de tarefas, projetos e prazos definidos pela diretoria. - Elaborar relatórios, atas, apresentações e documentos executivos.
- Organizar e manter arquivos físicos e digitais de forma segura e confidencial.
Comunicação e Relacionamento:
- Realizar atendimento e contato com clientes, fornecedores, parceiros e colaboradores em nome da diretoria.
- Gerenciar comunicações via e-mail, telefone, WhatsApp e demais canais corporativos. - Garantir a qualidade e o profissionalismo na comunicação institucional.
Organização de Eventos:
- Planejar e coordenar a logística de reuniões, treinamentos, convenções, palestras e eventos corporativos.
- Realizar reservas de espaços, contratação de fornecedores e acompanhamento da execução dos eventos.
- Dar suporte presencial durante eventos internos e externos.
- Acompanhar a diretoria em eventos quando necessário, garantindo suporte operacional e organizacional.
Viagens Corporativas:
- Planejar e organizar viagens nacionais e internacionais.
- Realizar reservas de passagens, hospedagens, locações de veículos e demais necessidades logísticas.
- Elaborar roteiros e cronogramas de viagem.
- Acompanhar executivos em viagens corporativas, treinamentos, congressos, feiras e eventos, quando solicitado.
- Dar suporte durante toda a jornada da viagem, assegurando o cumprimento da programação.
Gestão Administrativa:
- Controlar documentos, contratos, pagamentos e reembolsos relacionados à diretoria. - Apoiar processos internos e acompanhar demandas entre departamentos.
- Realizar cotações, solicitações de compras e controle de fornecedores quando necessário.
- Garantir a confidencialidade de informações estratégicas da empresa.
Requisitos:
- Ensino superior completo ou cursando Administração, Secretariado Executivo, Gestão Empresarial ou áreas correlatas.
- Experiência prévia como Secretária Executiva, Assistente Executiva ou função similar. - Excelente comunicação verbal e escrita.
- Conhecimento intermediário ou avançado em Pacote Office.
- Organização, planejamento e gestão de prioridades.
- Discrição e confidencialidade no tratamento de informações.
Diferencial:
- Experiência em suporte a presidência ou diretoria.
- Vivência em organização de eventos corporativos.
- Inglês intermediário ou avançado.
- Experiência em empresas de treinamentos, educação, eventos ou desenvolvimento humano.
Disponibilidade:
- Disponibilidade para viagens nacionais e eventuais viagens internacionais.
- Disponibilidade para acompanhamento da diretoria em eventos, treinamentos, palestras, reuniões externas e compromissos corporativos.
- Flexibilidade de horários conforme a agenda executiva e necessidades dos eventos.
Competências Comportamentais:
- Proatividade.
- Organização e atenção aos detalhes.
- Agilidade na resolução de problemas.
- Inteligência emocional.
- Capacidade de trabalhar sob pressão.
- Excelente relacionamento interpessoal.
- Postura profissional e executiva.
- Senso de urgência e responsabilidade.
Pagamento: R$4.000,00 - R$4.500,00 por mês
Benefícios:
Local do trabalho: Presencial
