Responsável por prestar suporte administrativo, organizacional e operacional à alta liderança da empresa, assegurando agilidade, confidencialidade e eficiência nas rotinas executivas. Responsável por gerenciar agendas, organizar compromissos e documentos, facilitar atendimentos e direcionar de comunicações internas e externas, além de apoiar a logística de reuniões, viagens e eventos corporativos.
Responsabilidades e atribuições
Gestão de Agenda:
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Organizar e gerenciar as agendas dos diretores, coordenando reuniões, compromissos e eventos.
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Garantir que os compromissos estejam alinhados com as prioridades estratégicas da empresa/diretor.
Comunicação:
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Atuar como ponto de contato principal entre os diretores e públicos internas/externas.
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Gerenciar correspondências, e-mails e chamadas telefônicas, priorizando e direcionando conforme necessário.
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Apoio em comunicações institucionais e alinhamentos corporativos.
Preparação de Documentos:
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Elaborar relatórios, apresentações e documentos diversos para reuniões e eventos.
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Revisar e formatar documentos para garantir precisão e profissionalismo.
Organização de Viagens:
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Planejar e coordenar itinerários de viagem, reservas de hotéis, seguro de vida, transportes e demais demandas logísticas relacionadas a viagens corporativas.
Gestão de Documentação:
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Manter arquivos físicos e digitais organizados e atualizados, garantindo fácil acesso às informações relevantes.
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Controlar documentos confidenciais e sensíveis com o devido cuidado e segurança.
Recepção e Atendimento:
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Recepcionar visitantes, proporcionando um atendimento acolhedor, cordial e profissional.
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Atender e direcionar consultas e solicitações de forma eficiente e assertiva.
Gestão de Despesas e suporte:
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Controle de despesas, prestação de contas e reembolsos relacionados à diretoria.
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Gestão de materiais, infraestrutura e suporte administrativo da diretoria.
Assessoria e confidencialidade:
- Lidar com informações sensíveis com a máxima discrição e sigilo.
- Prestar suporte às demandas administrativas e executivas da diretoria, incluindo atividades corporativas e assuntos particulares relacionados às necessidades dos executivos.
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Realizar atividades externas à empresa, tais como serviços em cartórios, bancos, órgãos públicos, fornecedores e demais instituições necessárias ao atendimento das demandas da diretoria.
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Conduzir veículo da empresa, quando necessário, para execução de atividades externas, acompanhamento de compromissos, transporte de documentos e atendimento às necessidades dos executivos.
Requisitos e qualificações
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Formação: Superior completo em Secretariado Executivo Bilingue, Administração ou afins. Desejáveis cursos de aperfeiçoamento em Secretariado Executivo e/ou rotinas administrativas executivas.
- Competências Técnicas: Experiência prévia na função de Secretária Executiva ou em posições administrativas de apoio à alta liderança. Domínio de ferramentas de produtividade (Microsoft Office e Google Workspace), com habilidade para elaboração de documentos, apresentações e controles administrativos. Desejável conhecimento em sistemas corporativos e rotinas de apoio executivo (agenda, viagens, despesas e gestão documental). CNH: categoria B
- Competências comportamentais: comunicação verbal e escrita, com capacidade de interlocução com diferentes níveis hierárquicos. Alto grau de organização, disciplina e atenção aos detalhes. Capacidade de atuar com múltiplas demandas simultâneas. Postura discreta, ética e sigilosa no tratamento de informações sensíveis. Proatividade, senso de prioridade e forte orientação para soluções. Boa adaptabilidade e postura profissional alinhada ao ambiente executivo.
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Idioma: desejável espanhol e inglês.
Informações adicionais
Nós convidamos você a se tornar parte de uma equipe dinâmica e talentosa, onde poderá desenvolver suas habilidades e crescer profissionalmente. Na nossa empresa, valorizamos o trabalho em equipe, a inovação e o compromisso com a excelência. Se você busca um ambiente de trabalho estimulante, com oportunidades de aprendizado contínuo e projetos desafiadores, venha fazer parte do nosso time!
