Oferecer suporte administrativo, operacional e de recepção ao escritório, atuando de forma integrada às rotinas de gestão e garantindo o bom funcionamento do ambiente físico e institucional.
Atendimento cordial e eficiente, tanto nas demandas de recepção quanto nas rotinas internas.
1. Atendimento e Recepção
- Recepcionar clientes, visitantes e fornecedores com cordialidade, boa apresentação e comunicação adequada ao ambiente jurídico;
- Controlar ligações, correspondências, visitas e agendamentos, garantindo que as demandas sejam direcionadas com agilidade;
- Manter a recepção e áreas comuns organizadas, limpas e visualmente harmônicas, assegurando a boa representação institucional do escritório.
2. Apoio Administrativo e Operacional
- Executar rotinas administrativas, como digitalização de documentos, atualização de planilhas, organização de arquivos físicos e digitais;
- Auxiliar em cotações, compras e controle de estoque de materiais (escritório, higiene, café e suprimentos gerais);
- Dar suporte ao financeiro em demandas simples, como entrega de documentos, pagamentos menores, conferência de notas e recibos;
- Manter controle de serviços de manutenção, limpeza e pequenos reparos, acompanhando fornecedores quando necessário;
- Monitorar as condições do escritório (equipamentos, ar-condicionado, iluminação, copa, banheiros, salas de reunião), reportando irregularidades e acionando o suporte adequado;
- Apoiar a organização de reuniões e eventos internos, preparando salas, coffee breaks e materiais de apoio.
3. Suporte às Áreas de Gestão
- Apoiar RH e Financeiro em atividades de rotina (distribuição de holerites, comunicação interna, apoio logístico em auditorias e reuniões);
- Acompanhar contratos de serviços e fornecedores (limpeza, manutenção predial, internet, telefonia, segurança, entre outros);
- Contribuir para melhorias contínuas nas rotinas administrativas, sugerindo otimizações e boas práticas.
4. Departamento Pessoal (DP)
- Receber documentação de novos colaboradores e realizar o cadastro na planilha;
Conferir documentação para admissão, garantindo que todas as informações estejam corretas e completas;
- Realizar atendimentos presenciais e telefônicos a colaboradores, gestores e parceiros externos;
- Arquivar e organizar documentos relacionados aos colaboradores (atestados, ASOs, férias, rescisões e demais registros);
- Monitorar prazos de exames ocupacionais (admissionais, periódicos e demissionais) por meio de planilhas de controle, assegurando a conformidade legal;
- Formalizar avisos de desligamento, solicitar cálculos rescisórios e realizar o agendamento de homologações quando necessário;
- Auxiliar na solicitação e controle mensal de benefícios (vale-transporte, vale-alimentação e outros);
- Apoiar na elaboração da folha de pagamento, conferindo informações e enviando os dados mensalmente para a contabilidade;
- Manter o controle dos contratos de estagiários (admissão, prazos, renovações e encerramentos);
- Controlar processos de desligamento e organizar documentação associada;
- Gerenciar ausências combinadas, atestados e justificativas, mantendo registros organizados e atualizados.
