Assistente Administrativo/Operacional
Objetivo do Cargo
Executar atividades administrativas e operacionais de apoio ao Banco de Alimentos,
contribuindo para a organização dos processos, controle de informações, atendimento aos
parceiros e instituições beneficiárias, gestão documental e suporte às operações logísticas,
assegurando a conformidade com os procedimentos internos e as diretrizes de segurança
alimentar e nutricional.
Principais Responsabilidades
1. Apoio Administrativo
- Organizar e manter atualizados arquivos físicos e digitais.
- Realizar controle e gestão de documentos institucionais.
- Elaborar ofícios, comunicados, atas e relatórios administrativos.
- Apoiar processos de compras, solicitações de materiais e controle de fornecedores.
- Auxiliar na organização de agendas, reuniões e eventos institucionais.
- Controlar recebimento, envio e protocolo de documentos.
2. Gestão de Cadastros e Informações
- Realizar e atualizar cadastros de instituições beneficiárias, parceiros e doadores.
- Manter bases de dados atualizadas e organizadas.
- Consolidar informações operacionais para relatórios e prestação de contas.
- Apoiar a geração de indicadores relacionados às atividades do Banco de Alimentos.
- Garantir a confiabilidade e integridade dos registros administrativos e operacionais.
3. Apoio à Operação do Banco de Alimentos
- Apoiar o registro de entradas e saídas de alimentos nos sistemas e controles
internos.
- Apoiar o controle documental de recebimento, distribuição e movimentação de
alimentos.
- Emitir listas, planilhas e relatórios operacionais.
- Auxiliar na programação das entregas e coletas, conforme orientação da equipe
logística.
- Acompanhar o fluxo de documentação relacionado às atividades operacionais.
4. Atendimento e Relacionamento Institucional
- Prestar informações sobre procedimentos, cronogramas e atividades do Banco de
Alimentos.
- Apoiar processos de credenciamento, atualização cadastral e acompanhamento das
instituições atendidas.
- Encaminhar demandas aos setores responsáveis e acompanhar sua resolução.
5. Controle de Estoque Administrativo e Patrimonial
- Controlar materiais de escritório, limpeza e consumo interno.
- Auxiliar no controle e inventário de bens patrimoniais.
- Solicitar reposição de materiais conforme necessidade.
- Apoiar registros de manutenção de equipamentos e infraestrutura.
6. Apoio à Prestação de Contas e Monitoramento
- Organizar documentos comprobatórios para auditorias e prestações de contas.
- Auxiliar na coleta e consolidação de dados para relatórios gerenciais e institucionais.
- Apoiar o acompanhamento de metas e indicadores operacionais.
- Colaborar com processos de monitoramento de projetos e convênios.
7. Conformidade e Qualidade
- Zelar pelo cumprimento dos procedimentos administrativos internos.
- Apoiar a manutenção e atualização de documentos obrigatórios.
- Garantir a adequada guarda e organização de registros institucionais.
- Colaborar com auditorias, inspeções e processos de avaliação institucional.
- Contribuir para a melhoria contínua dos processos administrativos e operacionais.
Requisitos Desejáveis
Formação
- Ensino Médio completo.
- Desejável curso técnico ou graduação em andamento em Administração, Logística,
Gestão Pública, Processos Gerenciais ou áreas correlatas.
Conhecimentos Técnicos
- Rotinas administrativas.
- Controle documental e arquivamento.
- Elaboração de relatórios e planilhas.
- Pacote Office (Excel, Word e PowerPoint).
- Sistemas de gestão administrativa e controle de estoque.
- Noções de logística e gestão de processos.
- Desejável conhecimento sobre segurança alimentar e políticas públicas de
assistência social.
Competências Comportamentais
- Organização e planejamento.
- Atenção aos detalhes.
- Comunicação clara e cordial.
- Proatividade.
- Trabalho em equipe.
- Responsabilidade e comprometimento.
- Capacidade de lidar com múltiplas demandas.
- Relacionamento interpessoal.
