O cargo de Secretária Executiva é responsável por prestar suporte administrativo e executivo a altos executivos da empresa. Realiza atividades de organização de agendas, atendimento telefônico, recepção de visitantes, organização de viagens e eventos, além de cuidar da documentação e correspondências. É necessário ter habilidades de comunicação, organização, discrição e proatividade.
- Organizar e gerenciar a agenda dos executivos, agendando reuniões, compromissos e viagens.
- Realizar atendimento telefônico, filtrando e direcionando ligações para os responsáveis.
- Recepcionar visitantes, clientes e fornecedores, garantindo um atendimento cordial e eficiente.
- Organizar e arquivar documentos, correspondências e relatórios, mantendo a organização do escritório.
- Auxiliar na organização de eventos, conferências e viagens, cuidando dos detalhes logísticos.
- Preparar e revisar apresentações, relatórios e documentos, garantindo a qualidade e precisão das informações.
- Realizar compras de materiais de escritório, controlando estoque e garantindo a disponibilidade dos itens necessários.
- Coordenar a logística de reuniões e eventos, providenciando estrutura, equipamentos e recursos necessários.
- Manter a confidencialidade de informações sensíveis e tratar questões de forma discreta e ética.
- Colaborar com a equipe administrativa em atividades diversas, contribuindo para o bom funcionamento do escritório.
