O Arquivista é responsável por organizar, classificar, controlar, armazenar e disponibilizar documentos e informações da empresa, garantindo a correta gestão do acervo físico e digital. Atua no arquivamento, atualização, localização e conservação de documentos, apoiando os setores internos no acesso às informações e contribuindo para a padronização, rastreabilidade e segurança documental da organização.
O que esperamos desse profissional?
Buscamos um profissional organizado, cuidadoso e comprometido, que atue com responsabilidade na gestão, controle e organização de documentos físicos e digitais da empresa. Espera-se atenção aos detalhes, zelo pelas informações, sigilo no tratamento de documentos e capacidade de manter arquivos atualizados, acessíveis e em conformidade com os procedimentos internos, contribuindo para a eficiência administrativa e segurança das informações da Transbahia.
Requisitos
- Ensino médio completo;
- Desejável curso técnico ou superior em Administração, Arquivologia, Gestão da Informação ou áreas correlatas;
- Experiência com rotinas administrativas, organização documental, arquivo físico e digital;
- Conhecimento em pacote Office, principalmente Excel;
- Familiaridade com digitalização, controle de documentos e organização de arquivos;
- Desejável experiência com sistemas de gestão documental ou ERP.
Diferenciais
- Experiência em gestão de documentos de RH, frota, manutenção, segurança do trabalho ou operações logísticas;
- Vivência em empresas com grande volume documental;
- Conhecimento em temporalidade documental, digitalização e controle de arquivos confidenciais;
- Experiência em transportadora será um diferencial.
Atividades:
- Organizar, classificar e arquivar documentos físicos e digitais da empresa, conforme padrões e procedimentos internos;
- Controlar entrada, saída, movimentação e localização de documentos e pastas;
- Realizar triagem, identificação, catalogação e indexação de documentos;
- Garantir a correta armazenagem, conservação e atualização dos arquivos sob sua responsabilidade;
- Apoiar os setores internos na localização, separação e disponibilização de documentos e informações;
- Manter o controle de documentos ativos, inativos, confidenciais e de guarda obrigatória;
- Apoiar a digitalização, conferência, nomeação e organização de arquivos eletrônicos;
- Atualizar planilhas, sistemas e controles relacionados ao acervo documental;
- Assegurar o cumprimento dos critérios de organização, padronização e temporalidade documental;
- Controlar documentos de colaboradores, processos internos, contratos, registros operacionais ou administrativos, conforme necessidade da empresa;
- Zelar pelo sigilo, integridade e segurança das informações arquivadas;
- Apoiar auditorias, fiscalizações e demandas internas relacionadas à documentação;
- Identificar necessidades de melhoria nos processos de arquivamento, organização e controle documental;
- Manter o ambiente de arquivo limpo, organizado e adequado à conservação dos documentos.
