1. Recepção e Suporte ao Escritório do Rio de Janeiro
Responsável por assegurar o funcionamento adequado da recepção e apoiar as rotinas administrativas do escritório, garantindo uma experiência profissional, organizada e acolhedora para colaboradores, visitantes, clientes e fornecedores.
Principais atividades:
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Gerenciar as atividades de recepção e atendimento ao público de forma profissional e cordial.
- Atender, direcionar chamadas telefônicas e registrar recados quando necessário.
- Recepcionar visitantes, clientes, fornecedores e colaboradores, direcionando-os aos escritórios, salas de reunião ou áreas apropriadas.
- Realizar o controle de acesso de visitantes, conforme as políticas de segurança da empresa, incluindo solicitação, registro, entrega e devolução de crachás temporários.
- Distribuir correspondências recebidas e coordenar o envio de correspondências, entregas e serviços de courier.
- Receber, conferir e distribuir compras, materiais e entregas da empresa aos respectivos departamentos ou colaboradores.
- Coordenar a agenda das salas de reunião, demonstrando flexibilidade para lidar com alterações de última hora e situações inesperadas.
- Apoiar a organização das salas de reunião, garantindo que estejam preparadas para uso, em conjunto com a equipe de copa e demais áreas envolvidas.
2. Suporte a Reuniões, Eventos e Rotinas Administrativas
Responsável por apoiar a organização de reuniões, eventos internos e demais iniciativas administrativas, assegurando a adequada infraestrutura, logística e suporte operacional.
Principais atividades:
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Coordenar e agendar salas de reunião, garantindo que estejam devidamente equipadas com materiais, recursos audiovisuais e suporte necessário, em parceria com a área de TI.
- Prestar suporte logístico para reuniões, eventos internos e ajustes emergenciais de salas, quando necessário.
- Gerenciar a agenda do Quick-Shiatsu, garantindo a disponibilidade diária dos horários.
- Controlar armários e chaves, incluindo a alocação para colaboradores e estagiários autorizados, recolhimento de chaves de ex-colaboradores, organização e identificação adequada para situações emergenciais.
- Monitorar e repor kits de primeiros socorros, materiais de escritório, café, água e demais itens da recepção e minibar.
- Apoiar a equipe de copa na manutenção da organização das salas de reunião e áreas de apoio.
- Prestar suporte administrativo— sempre que solicitado, incluindo inserção de dados, atualização de informações e apoio em sistemas internos da empresa.
3. Controle e Manutenção de Suprimentos
Responsável por controlar, organizar e repor materiais administrativos e de apoio ao escritório, garantindo disponibilidade adequada dos itens necessários para a operação diária.
Principais atividades:
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Realizar a compra de materiais de limpeza, quando necessário, conforme orçamento da área administrativa.
- Controlar e adquirir materiais de escritório de pequeno porte, conforme demanda.
- Manter o estoque devidamente organizado, identificado e com níveis adequados para atender às necessidades do escritório.
- Acompanhar o consumo dos materiais e sinalizar necessidades de reposição de forma preventiva.
