Missão do cargo:
Responsável por garantir a excelência na jornada logística dos convidados do evento, gerenciando desde a emissão de passagens e organização de hospedagens até o suporte durante a viagem. Atua como o ponto de contato principal para palestrantes e convidados VIPs, assegurando precisão no atendimento e eficiência na gestão de custos logísticos.
Hard Skills:
- Conhecimento em emissão e remarcação de passagens aéreas e seguros de viagem
- Gestão e preenchimento de rooming list
- Conhecimento básico das regras tarifárias e malha aérea
- Operação de plataformas de viagens (ex: IW)
Soft Skills:
- Empatia e hospitalidade no atendimento a públicos de alto nível
- Resolução ágil de problemas sob pressão;
- Comunicação clara e objetiva (escrita e verbal)
- Organização impecável e atenção a detalhes críticos (datas, horários, categorias)
Requisitos:
- Ensino superior completo ou em andamento em Turismo, Relações Públicas, Secretariado Executivo, Eventos ou áreas correlatas
- Experiência prévia em agências de viagens ou atendimento ao cliente (foco em viagens corporativas/eventos)
- Facilidade com ferramentas de gestão de dados e planilhas
- Inglês intermediário
- Disponibilidade para viagens
Diferenciais:
- Inglês fluente e/ou Espanhol avançado (para atendimento de convidados internacionais)
- Experiência específica no atendimento a profissionais do setor de saúde (médicos, palestrantes)
- Conhecimento e aplicação de ferramentas e soluções com IA
Atividades:
- Elaborar o teto de passagens aéreas e carta de primeiro contato
- Emitir voos de acordo com as datas informadas pelos convidados e com as suas atividades
- Preencher os dados de passagem aérea na IW
- Enviar voucher e passagem aérea para o convidado
- Preencher o rooming list, de acordo com as datas, categorias de apartamentos e tipo de apartamentos (single, double casal ou double twin)
- Realizar a cobrança de diárias extras ou diferenças de tarifas, em caso de necessidade
- Emitir seguro viagem para convidados internacionais
- Efetuar a alteração de passagem aérea, caso solicitada pelo convidado ou pela comissão científica
- Efetuar a conferência do rooming list junto ao hotel
- Cuidar dos transfers in e out juntamente com o setor de transfer
- Fazer a conferência do fechamento do hotel
- Emitir as passagens aéreas da equipe
