Analista Administrativo / Office Manager Júnior
São Paulo/SP | Híbrido | Terceirizado – Prazo Indeterminado
Empresa multinacional de grande porte busca um(a) Analista Administrativo / Office Manager Júnior para integrar sua equipe em São Paulo.
A posição terá papel importante no suporte à operação do escritório, atuando como ponto focal das demandas administrativas e garantindo organização, eficiência e qualidade no ambiente de trabalho.
O(a) profissional se reportará à Gerência de Finanças e Recursos Humanos e terá contato frequente com colaboradores, fornecedores e lideranças, em um ambiente corporativo dinâmico e internacional.
Facilities e fornecedores
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Coordenar fornecedores e serviços relacionados à manutenção, limpeza, copa, segurança e demais necessidades do escritório;
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Acompanhar contratos, cotações e negociações, buscando qualidade e melhor custo-benefício;
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Apoiar a Gerência em manutenções, adequações e eventuais reformas do escritório;
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Realizar cotações de móveis, equipamentos e estruturas necessárias para a operação;
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Organizar e controlar o arquivo físico e documentos administrativos.
Compras e estoque
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Realizar compras de materiais de escritório, copa e itens de consumo;
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Controlar estoque, quantidades e necessidades de reposição;
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Acompanhar fornecedores, pedidos e entregas.
Gestão de ativos e frota
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Manter atualizado o inventário de ativos de TI, como notebooks, computadores e celulares;
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Apoiar o controle e a gestão da frota de veículos da empresa.
Suporte administrativo, financeiro e RH
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Administrar e controlar despesas de viagens e cartão corporativo;
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Realizar lançamento e acompanhamento de notas fiscais no sistema ERP;
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Apoiar atividades administrativas relacionadas ao RH, incluindo documentação, controle de ponto e recebimento de atestados;
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Atender e direcionar solicitações administrativas dos colaboradores;
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Manter atualizado o calendário de feriados e demais informações relacionadas à operação do escritório.
Eventos e rotina do escritório
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Apoiar a organização de eventos internos, reuniões, celebrações e ações corporativas;
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Preparar o escritório e garantir uma excelente recepção para diretoria, executivos e demais visitantes;
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Revisar e apoiar a melhoria dos procedimentos administrativos internos;
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Acompanhar custos e garantir o cumprimento das políticas e diretrizes corporativas.
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Ensino Superior completo ou cursando em Administração, Gestão Empresarial ou áreas correlatas;
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Experiência11 em atividades administrativas, facilities ou Office Management;
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Vivência com gestão e relacionamento com fornecedores;
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Experiência com compras, controles administrativos e organização de escritório;
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Conhecimento de sistemas ERP, especialmente para rotinas financeiras, compras e lançamento de notas fiscais;
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Conhecimento intermediário/avançado de inglês será considerado um diferencial, devido ao ambiente internacional.
Buscamos uma pessoa:
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Organizada e responsável;
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Proativa e com senso de dono;
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Ágil e com capacidade de lidar com diferentes demandas simultaneamente;
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Comunicativa e com facilidade de relacionamento com diferentes públicos;
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Ética e comprometida;
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Empática e com boa capacidade de escuta;
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Com perfil prático e “mão na massa”;
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Atenta aos detalhes;
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Orientada à solução de problemas e melhoria contínua dos processos.
Contratação: Terceirizada, por prazo indeterminado
O modelo híbrido contempla 6 dias de Home Office por mês, sendo:
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1 dia fixo por semana;
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2 dias adicionais de Home Office por mês.
Esta é uma posição bastante colaborativa, com atuação próxima às áreas de Finanças e Recursos Humanos e grande visibilidade dentro da operação.
O profissional terá a oportunidade de atuar tanto em atividades operacionais do dia a dia quanto na organização e melhoria de processos administrativos, sendo indicado para pessoas que gostam de autonomia, dinamismo e contato com diferentes áreas e fornecedores.
