O Assistente Administrativo é responsável por apoiar as atividades administrativas e operacionais da instituição, garantindo organização, controle de processos internos e suporte às áreas relacionadas. Atua de forma direta no atendimento, na gestão de documentos, no controle de estoques e no acompanhamento das rotinas de departamento pessoal, contribuindo para a eficiência e transparência das operações da APAE e da unidade Apãezinhos.
Principais Atribuições
- Realizar o levantamento, atualização e conferência periódica do inventário de bens e materiais;
- Registrar entradas e saídas, assegurando a acuracidade das informações;
- Auxiliar na identificação de necessidades de reposição de materiais e equipamentos.
- Rotinas de Departamento Pessoal (exceto folha de pagamento)
- Apoiar nos processos de admissão, demissão e controle de documentação de colaboradores;
- Atualizar cadastros, fichas e prontuários de funcionários;
- Acompanhar férias, afastamentos, atestados e outros registros relacionados;
- Auxiliar na organização de treinamentos e no cumprimento de obrigações trabalhistas acessórias.
- Controle de Estoque e Almoxarifado (APAE e Apãezinhos)
- Receber, conferir, armazenar e organizar materiais e insumos;
- Controlar a distribuição e uso dos itens, evitando desperdícios;
- Elaborar relatórios periódicos de consumo e estoque mínimo;
- Apoiar em processos de compras e requisições.
- Atender chamadas telefônicas internas e externas com cordialidade e profissionalismo;
- Realizar direcionamento de ligações e registro de recados;
- Prestar informações básicas sobre a instituição e encaminhar demandas ao setor responsável.
- Organização de Documentos
- Classificar, arquivar e manter atualizados documentos físicos e digitais;
- Apoiar na elaboração e revisão de relatórios, ofícios e correspondências;
- Garantir a confidencialidade e acessibilidade das informações;
- Auxiliar no cumprimento de prazos de entrega de documentação a órgãos fiscalizadores.
- Cotar, analisar e realizar compras.
