No Viseu Advogados, acreditamos que uma operação bem organizada é essencial para garantir uma experiência positiva para clientes, visitantes, sócios, advogados e equipes internas.
Estamos em busca de um(a) Assistente Administrativo(a) para atuar em rotinas administrativas, atendimento, facilities, suporte operacional e organização do escritório.
Buscamos uma pessoa organizada, comunicativa, proativa e com boa capacidade para lidar com múltiplas demandas no dia a dia. Essa posição terá papel importante no funcionamento da estrutura administrativa, apoiando diferentes áreas e contribuindo para uma rotina mais eficiente, acolhedora e bem coordenada.
PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES:
- Realizar atendimento presencial, telefônico, via interfone, WhatsApp corporativo e demais canais digitais.
- Recepcionar clientes, visitantes, fornecedores e novos integrantes, garantindo um atendimento cordial e profissional.
- Gerenciar e monitorar e-mails institucionais, realizando triagem, direcionamento e acompanhamento das demandas.
- Controlar a agenda e reserva de salas de reunião, garantindo organização dos espaços, limpeza e funcionamento dos recursos audiovisuais.
- Utilizar plataformas de gestão de espaços corporativos, como Deskbee, para controle de salas, estações de trabalho e cadastro de novos integrantes.
- Apoiar o processo de integração de novos colaboradores, advogados e sócios, incluindo apresentação da estrutura, rotinas administrativas e entrega de kits de boas-vindas.
- Controlar o recebimento, distribuição e envio de correspondências, documentos e encomendas.
- Apoiar atividades externas junto a cartórios, gráficas, copiadoras, serviços de motoboy e demais prestadores.
- Realizar impressões, cópias, digitalizações e organização de documentos conforme demanda das equipes.
- Fazer cotações, compras e rateios relacionados a passagens, hotéis, reserva de carros e demais despesas administrativas.
- Controlar, comprar e repor materiais de escritório, copa, salas de reunião e demais suprimentos necessários à operação.
- Acompanhar a reposição e manutenção de insumos, como máquinas de café, filtros de água, cilindros de gás e materiais personalizados.
- Realizar interface com fornecedores e prestadores de serviços, acompanhando solicitações, entregas, contratos e manutenções.
- Apoiar serviços de facilities, incluindo limpeza, manutenção predial, pequenos reparos, telefonia e infraestrutura do escritório.
- Elaborar planilhas, controles administrativos, cadastros e informações gerenciais.
- Realizar conferência e rateio de despesas compartilhadas, encaminhando as informações ao departamento financeiro.
- Apoiar a organização de eventos internos, reuniões, treinamentos e ações de endomarketing.
- Elaborar comunicados internos e apoiar ações de comunicação corporativa.
- Apoiar demandas relacionadas à OAB, como inscrições suplementares, anuidades e documentação institucional.
- Auxiliar na organização de documentos para licitações, procurações e regularizações societárias/documentais.
- Administrar e atualizar serviços de telefonia corporativa, controles de acesso e demais rotinas administrativas.
- Atuar como ponto de apoio para as áreas jurídica, financeira, recursos humanos, marketing, facilities e demais equipes internas.
REQUISITOS:
- Ensino superior cursando ou concluído em Administração, Processos Gerenciais, Secretariado Executivo ou áreas correlatas.
- Experiência anterior em rotinas administrativas, atendimento, recepção, facilities ou suporte operacional.
- Conhecimento em Pacote Office, especialmente Excel.
- Boa comunicação verbal e escrita.
- Organização e atenção aos detalhes.
- Capacidade de lidar com múltiplas demandas simultaneamente.
- Proatividade, responsabilidade e postura colaborativa.
- Facilidade para interface com clientes, fornecedores, visitantes e equipes internas.
- Perfil discreto, cordial e resolutivo.
DIFERENCIAIS:
- Experiência anterior em escritórios de advocacia.
- Vivência com plataformas de reserva de salas e posições de trabalho, como Deskbee.
- Experiência com rotinas de facilities, controle de fornecedores e apoio à infraestrutura corporativa.
- Conhecimento em sistemas de gestão administrativa.
- Experiência com organização de eventos internos, comunicados e ações de endomarketing.
- Familiaridade com demandas relacionadas à OAB, cartórios, licitações e documentação institucional.
COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS:
- Organização.
- Comunicação clara.
- Proatividade.
- Atenção aos detalhes.
- Senso de urgência.
- Postura acolhedora.
- Discrição.
- Responsabilidade.
- Flexibilidade.
- Capacidade de priorização.
- Bom relacionamento interpessoal.
- Espírito de colaboração.
- Foco em solução.
- Comprometimento com a qualidade da rotina administrativa.
