Sobre a nossa empresa:
Com 27 anos de atuação, a Inove Ideias e Soluções é uma holding que reúne empresas especializadas em tecnologia da informação, atendendo tanto o setor público (Federal, Estadual e Municipal) quanto o privado em todo o Brasil. O grupo administra marcas consolidadas no mercado nacional de impressão e TI, como Dady Ilha, Mac ID e Bradok.
Nosso propósito é integrar tecnologia, dados e inteligência estratégica para desenvolver soluções sob medida, garantindo qualidade, eficiência e otimização de custos, sempre alinhadas às necessidades dos nossos clientes.
Missão do Cargo:
Apoiar a execução das rotinas administrativas da empresa, atuando de forma generalista em diferentes áreas e demandas operacionais, garantindo organização, suporte aos processos internos, controle de informações e apoio às equipes, contribuindo para o bom funcionamento das atividades administrativas da organização.
Responsabilidades:
- Executar atividades administrativas de apoio às diferentes áreas da empresa, garantindo organização e cumprimento dos processos internos;
- Realizar controle, organização e arquivamento de documentos físicos e digitais, assegurando fácil acesso e correta atualização das informações;
- Apoiar no lançamento, atualização e conferência de informações em planilhas, sistemas e controles internos, visando a confiabilidade dos dados;
- Auxiliar na elaboração, preenchimento e acompanhamento de relatórios, formulários, controles administrativos e indicadores da área;
- Apoiar no atendimento interno às áreas da empresa, prestando suporte em demandas administrativas e operacionais;
- Realizar controle de documentos, recebimento, envio e organização de materiais e correspondências, quando aplicável;
- Apoiar na organização de agendas, reuniões, controles internos e acompanhamento de prazos administrativos;
- Auxiliar no controle de pagamentos, notas fiscais, requisições ou processos administrativos, conforme necessidade da área de atuação;
- Apoiar as rotinas da recepção, realizando cobertura da recepcionista em horários de almoço, ausências ou quando necessário, assegurando continuidade e qualidade no atendimento;
- Realizar atendimento presencial e telefônico de clientes, fornecedores e visitantes, direcionando-os às áreas responsáveis e oferecendo suporte inicial conforme necessidade;
- Efetuar agendamento e organização de salas de reunião, garantindo preparação adequada do ambiente para reuniões internas e externas;
- Recepcionar visitantes, direcionando-os às salas de reunião e comunicando os colaboradores responsáveis pela recepção do atendimento;
- Realizar atendimento de chamadas telefônicas, direcionamento de ligações e contato com colaboradores internos, quando necessário;
- Atuar de forma colaborativa com diferentes departamentos, apoiando demandas administrativas diversas conforme direcionamento da liderança;
- Contribuir para a melhoria contínua dos processos administrativos, sugerindo melhorias e apoiando na organização das rotinas.
Requisitos Técnicos:
- Ensino superior em andamento será considerado diferencial (Administração, Gestão de RH, Processos Gerenciais, Logística, financeiro ou áreas correlatas);
- Experiência prévia em rotinas administrativas será considerada diferencial;
- Conhecimento básico/intermediário no Pacote Office, com ênfase em Excel e Word;
- Facilidade com sistemas, organização de documentos e controles administrativos;
- Boa capacidade de organização e acompanhamento de múltiplas demandas.
Diferenciais:
- Vivência anterior em funções administrativas generalistas;
- Experiência com atendimento interno e suporte às áreas;
- Conhecimento em controles administrativos, documentos, planilhas e sistemas ERP;
- Experiência em empresas com atuação multifuncional ou corporativa;
- Ensino superior em andamento ou concluído.
Competências Comportamentais:
- Organização e atenção aos detalhes, visando qualidade e precisão nas atividades administrativas;
- Proatividade e disposição para apoiar diferentes áreas e demandas;
- Boa comunicação verbal e escrita, promovendo relacionamento eficiente com equipes internas;
- Adaptabilidade e flexibilidade para lidar com atividades diversas e mudanças de prioridades;
- Trabalho em equipe, contribuindo para um ambiente colaborativo;
- Responsabilidade e comprometimento com prazos e processos internos;
- Perfil analítico e senso de organização para controle de informações e documentos.
Inclusão e Diversidade:
Esta vaga é destinada a pessoas com deficiência (PCD). Valorizamos a diversidade e buscamos construir um ambiente inclusivo, respeitoso e colaborativo, promovendo oportunidades de desenvolvimento para todos os profissionais.
