Resumo do Cargo
A Assistente Executiva do CEO atua como braço direito estratégico da alta liderança, gerenciando agenda executiva complexa, facilitando comunicações confidenciais e garantindo a eficiência operacional do gabinete da presidência. Este profissional funciona como ponto focal entre o CEO e stakeholders internos e externos, exercendo alto grau de autonomia, discrição e capacidade de tomada de decisão.
Objetivo Principal
Garantir que o CEO possa maximizar seu tempo e foco em decisões estratégicas de alto impacto, por meio da gestão proativa de sua agenda, comunicações, projetos especiais e relacionamentos institucionais. A Assistente Executiva antecipa necessidades, remove obstáculos operacionais, filtra demandas, coordena fluxos de informação e atua como representante de confiança da liderança, mantendo absoluta confidencialidade e alinhamento com as prioridades organizacionais.
Principais Responsabilidades
- Gerenciar a agenda executiva complexa do CEO, priorizando compromissos estratégicos, otimizando o tempo e antecipando conflitos ou necessidades de preparação para reuniões de alto nível
- Organizar e coordenar viagens nacionais e internacionais, incluindo itinerários detalhados, logística, documentação, briefings de contexto e gestão de imprevistos durante deslocamentos
- Atuar como ponto focal de comunicação entre o CEO e stakeholders internos (diretoria, conselho, equipes) e externos (clientes, parceiros, investidores), filtrando demandas e priorizando assuntos urgentes
- Preparar documentos executivos, apresentações e relatórios com alto padrão de qualidade, realizando pesquisas, consolidando informações de múltiplas fontes e garantindo precisão e clareza
- Coordenar reuniões estratégicas e eventos corporativos, incluindo planejamento logístico, preparação de materiais de apoio, registro de decisões e acompanhamento de follow-ups e deliberações
- Gerenciar projetos especiais e iniciativas confidenciais sob orientação do CEO, monitorando prazos, articulando áreas envolvidas e reportando avanços de forma estruturada
- Manter sistemas de arquivamento e gestão documental eficientes e confidenciais, garantindo rápida recuperação de informações e compliance com políticas de governança corporativa
- Antecipar necessidades e exercer proatividade na solução de problemas operacionais, identificando oportunidades de melhoria de processos e demonstrando sensibilidade ao contexto político-organizacional
Competências Comportamentais
Perfil DISC Ideal: Alto C (Conformidade) e Alto D (Dominância)
Organização e Atenção a Detalhes (C):
- Precisão excepcional no gerenciamento de informações complexas e confidenciais
- Rigor no cumprimento de processos, prazos e padrões de qualidade
- Capacidade analítica para revisar documentos e identificar inconsistências
- Zelo pela conformidade com políticas, protocolos e normas organizacionais
Proatividade e Senso de Urgência (D):
- Autonomia para tomar decisões operacionais sem supervisão constante
- Orientação para resultados e capacidade de priorizar sob pressão
- Assertividade na comunicação e na gestão de expectativas
- Iniciativa para antecipar problemas e propor soluções
Competências Complementares Essenciais:
- Discrição e Confidencialidade: Capacidade comprovada de lidar com informações sensíveis e estratégicas
- Inteligência Emocional: Adaptabilidade a diferentes estilos de liderança e habilidade em gestão de relacionamentos complexos
- Comunicação Executiva: Excelente expressão verbal e escrita, com capacidade de representar o CEO em diferentes contextos
- Resiliência e Flexibilidade: Capacidade de lidar com mudanças de prioridade, ambiguidade e alta demanda com equilíbrio
- Visão Sistêmica: Compreensão do negócio e contexto organizacional para alinhar ações ao direcionamento estratégico
Requisitos Técnicos Sugeridos
Formação Acadêmica:
- Ensino Superior completo em Administração, Secretariado Executivo, Comunicação, Relações Internacionais ou áreas correlatas
- Pós-graduação ou MBA será considerado diferencial
Experiência Profissional:
- Mínimo de 3 anos de experiência em posições de suporte executivo de alto nível
- Vivência comprovada no atendimento a C-Level (CEO, presidência ou diretoria executiva)
- Experiência em ambientes corporativos complexos e dinâmicos
Habilidades Técnicas:
- Domínio avançado de ferramentas de produtividade: Microsoft Office 365 (Outlook, PowerPoint, Excel, Word), Google Workspace
- Fluência em inglês (escrita e conversação) - obrigatório; segundo idioma (espanhol, francês) será diferencial
- Conhecimento de ferramentas de gestão: Sistemas de CRM, plataformas de videoconferência (Zoom, Teams), ferramentas de gestão de projetos (Asana, Trello, Monday)
- Habilidades de pesquisa e curadoria de informação: Capacidade de consolidar dados de múltiplas fontes e gerar insights acionáveis
- Protocolo e etiqueta empresarial: Conhecimento de normas de relacionamento corporativo, organização de eventos executivos e cerimonial
Competências Digitais:
- Capacidade de aprender rapidamente novas tecnologias e sistemas corporativos
- Familiaridade com ferramentas de automação de processos administrativos
- Conhecimentos básicos de segurança da informação e proteção de dados (LGPD)
Pagamento: R$3.500,00 - R$5.000,00 por mês
Benefícios:
- Vale-alimentação
- Vale-transporte
Local do trabalho: Presencial
