Objetivo da posição
Executar e operacionalizar as rotinas logísticas da empresa, apoiando a diretoria e garantindo que atividades, visitas e reuniões aconteçam conforme o planejado.
A função exige organização, agilidade, execução consistente e boa comunicação.
Principais responsabilidades
1. Operação logística e apoio às visitas
- Operacionalizar a logística das visitas técnicas e agendas externas (interface com os clientes para alinhamento e acompanhamento da logística de voos e hospedagens)
- Fazer interface com clientes para alinhar datas, agenda e detalhes operacionais
- Acompanhar a execução de viagens e deslocamentos da equipe, garantindo que tudo ocorra conforme o planejado e solucionando imprevistos quando necessário
2. Apoio à agenda da diretoria
- Organizar e gerenciar a agenda da diretoria
- Agendar, reagendar e garantir que as reuniões aconteçam
- Contatar clientes envolvidos diretamente na agenda da diretoria
- Enviar convites, confirmar presenças e preparar agendas
- Abrir reuniões no horário previsto e garantir que estejam acontecendo corretamente
3. Organização e controles
- Criar e manter controles operacionais em Excel ou sistema próprio
- Monitorar prazos, entregas e informações operacionais
- Apoiar na padronização e melhoria dos processos internos
4. Comunicação e relacionamento
- Manter comunicação clara e objetiva com clientes, equipe e diretoria
- Fazer interface administrativa com parceiros internacionais (envio de contratos, documentos, informações e acompanhamentos)
- Comunicação escrita clara e estruturada em português e inglês
Requisitos
- Experiência mínima de 3 anos em rotinas operacionais ou administrativas
- Organização, agilidade e capacidade de lidar com múltiplas demandas
- Excel intermediário
- Inglês avançado (principalmente para comunicação escrita)
- Capacidade de lidar com imprevistos e demandas urgentes
Diferenciais
- Espanhol
- Experiência em ambientes dinâmicos
- Vivência com logística ou operação de equipes
- Conhecimento ou experiência no setor de saúde
