A Secretária Executiva será uma das principais parceiras da Diretoria, atuando como facilitadora da rotina estratégica da liderança e garantindo organização, fluidez e eficiência na execução das atividades diárias.
Buscamos uma profissional extremamente organizada, discreta, proativa e comprometida, capaz de antecipar necessidades, acompanhar demandas, controlar prazos e manter uma comunicação eficiente entre a Diretoria e as diversas áreas da empresa.
Mais do que administrar agendas, esperamos alguém que contribua para que a Diretoria tenha foco nas decisões estratégicas, assegurando que compromissos, projetos, informações e processos sejam conduzidos com excelência, profissionalismo e absoluto sigilo.
Principais Responsabilidades Gestão da rotina executiva
- Gerenciar integralmente a agenda da Diretoria, priorizando compromissos e organizando reuniões presenciais e virtuais.
- Preparar pautas, materiais de apoio, apresentações e documentos para reuniões estratégicas.
- Elaborar atas, registrar decisões e acompanhar os encaminhamentos definidos em reuniões.
- Controlar prazos, compromissos e entregas da Diretoria, realizando follow-ups junto às áreas responsáveis.
Suporte Administrativo
- Elaborar, revisar e organizar documentos, contratos, apresentações, relatórios e correspondências.
- Organizar e manter arquivos físicos e digitais com elevado padrão de organização e confidencialidade.
- Controlar documentos para assinatura e acompanhar seus fluxos de aprovação.
- Administrar o fluxo de e-mails, correspondências e demandas direcionadas à Diretoria.
Comunicação Institucional
- Atuar como ponto de interface entre a Diretoria e as demais áreas da empresa.
- Recepcionar clientes, parceiros, fornecedores, investidores e visitantes.
- Organizar reuniões, reservas de salas e infraestrutura necessária.
- Redigir comunicados, ofícios, e-mails e documentos institucionais quando solicitado.
Apoio Estratégico
- Acompanhar projetos estratégicos da Diretoria, monitorando cronogramas e pendências.
- Consolidar informações e indicadores para suporte à tomada de decisão.
- Realizar pesquisas, levantamentos e análises sempre que solicitado.
- Apoiar a organização de Conselhos, Comitês, Assembleias e reuniões executivas.
Organização de Eventos
- Coordenar a logística de reuniões corporativas, treinamentos, workshops e eventos internos.
- Apoiar visitas institucionais, consultores, parceiros e fornecedores.
Governança e Confidencialidade
- Garantir absoluto sigilo sobre informações estratégicas, financeiras, societárias e institucionais.
- Zelar pela organização dos processos administrativos da Diretoria.
- Identificar oportunidades de melhoria na rotina executiva, propondo soluções que aumentem produtividade e eficiência.
