Buscamos uma Secretária Executiva altamente organizada, proativa e com excelente capacidade de comunicação para integrar nossa equipe. O profissional será responsável por fornecer suporte administrativo e estratégico de alto nível à diretoria e executivos, garantindo a fluidez das operações diárias e a otimização do tempo dos líderes. Esta posição exige discrição, iniciativa e habilidade para gerenciar múltiplas tarefas em um ambiente dinâmico e desafiador.
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Gerenciamento e organização da agenda dos executivos, incluindo agendamento de reuniões, compromissos e eventos.
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Organização de viagens nacionais e internacionais, incluindo reserva de passagens, hospedagens, transporte e elaboração de roteiros.
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Preparação de reuniões, incluindo a organização de materiais, salas, equipamentos e registro de atas.
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Filtragem e direcionamento de chamadas telefônicas, e-mails e correspondências, garantindo a priorização e o fluxo de informações.
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Elaboração, revisão e formatação de documentos, apresentações, relatórios e comunicados confidenciais.
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Controle e organização de arquivos físicos e digitais, assegurando a confidencialidade e fácil acesso às informações.
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Suporte na organização de eventos corporativos, workshops e treinamentos.
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Controle de despesas e prestação de contas dos executivos.
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Gestão de suprimentos de escritório e solicitação de serviços de manutenção quando necessário.
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Atendimento e recepção de clientes, parceiros e visitantes, garantindo um ambiente profissional e acolhedor.
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Formação superior completa em Secretariado Executivo, Administração ou áreas correlatas.
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Experiência comprovada em posição de Secretária Executiva ou Assistente de Diretoria.
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Domínio avançado do Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
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Excelente comunicação interpessoal e escrita em português.
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Inglês avançado (leitura, escrita e conversação).
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Capacidade de organização, planejamento e gestão de tempo.
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Proatividade, discrição e senso de urgência.
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Habilidade para trabalhar sob pressão e gerenciar prioridades.
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Pós-graduação ou cursos de especialização na área.
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Conhecimento em outros idiomas (ex: espanhol).
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Experiência com sistemas de gestão (ERP/CRM).
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Conhecimento em ferramentas de colaboração e produtividade (ex: Microsoft Teams, Google Workspace).
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Experiência em empresas de grande porte ou multinacionais.
